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怎样办一场精彩的年会
发布日期:2017-10-29 12:48 点击次数:
第一点:好年会的标准到底是什么?
小陈是互联网公司负责策划。几天前,公司压下来一个项目——年会。
作为公司最重要的项目之一,小陈很清楚,这场年会,一定要办得漂亮。
但公司前几年年会都是“领导讲话、吃饭”的老套路。和一些知名企业动辄折腾老板、送iPhone、请明星的“任性”相比,小陈感觉自家公司年会就像“开了个会”。这样的年会算是“好年会”吗?一场好年会的标准到底是什么? 
别人家的年会
为了回答这个问题,小陈咨询了他的同事们,得到的答案不出所料:吃得好,玩得好,红包大,礼品足,开心最重要。
员工的标准:吃好、玩好、福利好
但作为筹办者,小陈认为达到“吃好、玩好”的效果,背后离不开严密的策划执行,起码筹备过程要有序展开,在deadline之前把所有事情都完成,不掉链子。
执行者的标准:有序、赶趟、不出岔
而老板对这个问题的回答,让小陈更深刻的见解。
老板说:“去年我们刚刚经历一轮融资,爬出死亡之谷。现在正在冲击第二个高峰,在这个时刻,我希望公司上下统一思想,在不稳定的环境中,让这支年轻的团队内部之间充分交流,坚定信心。要适当传达一些方法技巧,一步一个脚印,再冲击一次业绩高峰。”
看到了吗?老板对年会理解的出发点是“解决问题”,他们的要求是:
老板(公司)的标准:有序、省钱,效果好。
这三者相辅相成,其中,老板的需求的优先级和标准更高。我们在筹备一场年会时,更要把年会当做实现公司战略的重要环节,集中所有精力读懂、落地老板的想法。 
第二点:办年会要懂点战略
道理都明白了,但小陈面临的问题是,该如何把看似很“虚”的战略执行落地呢?
我们不妨把小陈老板的话翻译一下:
“我们刚刚完成融资,爬出第一个死亡之谷。现在正在第二次冲击高峰。”
(翻译:公司取得了一些成绩,但依然危险,奋斗依然是长期主题。)
“在这个时刻,我希望公司上下统一思想。”
(翻译:为了“统一思想”,要让大家认清形势,强调“愿景”。年会内容的安排上,CEO讲话是核心环节;口号和主题要具有强烈的目标感和鼓动性,在设计和物料中,核心主题要有强势体现)。
“在不稳定的环境中,让这支年轻的团队内部之间充分交流,坚定信心。适当传达一些方法,一步一个脚印,再冲击一次业绩高峰。”
(翻译:为了提升业绩,可能会安排一些培训环节。为了实现“充分交流”、坚定信心,因此找一个能拓展、能开会的度假村可能是一个不错的选择。)
总之,年会是为了解决问题。小公司解决生存问题,中型公司年会解决发展问题,大公司年会的“任性”,其实是为了塑造对内和对外形象。
比如,某上市公司老板是这样描述年会目的的:
“公司今年上市4年,进入了一个新的里程碑。年会不仅要让内部的同事感受到公司的实力,感受到高标准,为大家建立信心。”
(翻译:为了展示实力,一场高水准的晚会/晚宴,节目、礼品、包装、接待,要达到非常专业的水准。)
“要让这种标准传达到外界,让客户和同行看到我们的实力。”
(翻译:年会也是一次公关活动,请专业团队,尽可能多地记录本次年会中的影像资料,广泛传播,传递形象和价值观。)
看到了吗?公司的环境和战略,决定年会的目的;年会目的将直接影响年会框架、主题、形式,决定了筹备者的工作重点。
TIP:作为一个有心的HR,平时就要注意收集公司战略的描述和文件,时常拿出来反复观看。主动与领导层沟通,校验,汇报,确定。如果你具备独立思考和感知环境的能力,在职场中的价值也将迅速上升。
 第三点:人、财、物、信息
现在小陈已经能够通过了解老板的意图,建立了年会的大图景。
接下来,如何把年会做得“流畅、赶趟、不出岔”,并且不超预算,是小陈接下来要考虑的问题。
然而再小的年会也千头万绪,繁杂不已。想到这里,小陈不免有些头疼。
其实拎起来年会项目,无非抓住“人、事、财、信息”四个要素。
1)人。事靠人为。工作组要保证无缝对接,最重要的原则就是“一人盯一事,事事有唯一负责人”。把他们统一在一张时间表里进行管理。
年会筹备小组是不断扩充和发展的,通常分为3个阶段。
第一阶段,仅包含少数核心团队和老板,此阶段核心要根据公司战略,确定年会的方向、流程和关键环节。
第二阶段,正式建立年会筹备小组,进入更多骨干成员,落地推进。
第三阶段,加入更外层的工作人员,包含供应商和更多执行者。
2)事。年会的细节庞杂异常,但要重点抓住几个关键环节。(这些关键环节,我们以后的系列文章还会详细讲解)
年会主题和内容。结合公司的发展蓝图,表达方式接地气。
场地。活动策划前期,“场地为王”,是诸多筹备工作的前置环节。同时,一场年会能否成功,场地至少占了60%的因素。
流程中要注意“接口”环节,例如交通、转场、现场变化、拍照等。一定要设置详细的方案,保证每个人在正确的时间出现在正确位置,才能保证时间和体验。
物料筹备:所有物料提前准备,关键物料要有备用方案。
3)财。好钢用在刀刃上。下面三项,在预算中应该优先分配:
场地,给活动赋能,决定了活动体验。
交通是不可被压缩的预算。
包装和搭建,决定了活动的逼格。
4)信息。
在年会筹备和举办中,“通知”到位非常重要,通常的信息流让任何一个参会人员明晰地知道,接下来我们会在什么时间,去什么地点,做什么,以及不能做什么。
一场20人左右的小年会,1天内也要发20条左右的通知,包含天气、交通、行程、住宿、用餐等各方面通知,保证所有流程顺利进行。
同时还要建立信息收集和反馈机制,发现问题及时解决,执行前反复确认。在现场执行中,我们强烈推荐各个小组配备对讲机,大大提升内部沟通效率。
第四点:最后总结一下,一场好年会的标准:
1)方向跟好老板,让老板满意
2)人盯到位、事做到位、钱花到位、沟通到位,让活动顺利
3)以上动作到位,员工吃好喝好,让员工开心。
而做到以上3点的小陈,不仅让所有关键环节顺利开展,保证了“有序、赶趟、不出岔子”,更因为年会效果达到公司的目的,为明年升职加薪奠定基础。
“吃好玩好”与“尽情任性”并不是年会的出发点,让公司所有人在年会中开怀大笑又感慨落泪,年会结束后以热情的态度和使命感投入工作和未来,才是年会筹办者最好的工作精神。
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